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更新日:2017年5月22日

個人情報を適正に管理しましょう

平成27年9月に個人情報保護法が改正され、平成29年5月30日に全面施行されます。
改正前は5,000人分以下の個人情報を取り扱う事業者は法の対象外とされていましたが改正後は全ての事業者(町内会・自治会等も含む)に個人情報保護法が適用され、法に規定する義務違反に対しては罰則の対象となります。
従来、個人情報を適切に取り扱っていれば大きな負担とはなりませんが、法改正に伴い今後注意すべき点をまとめました。

【個人情報を集める、保管するときのルール】

タイミング ルール 町内会・自治会等での具体的対応例
個人情報を集める前 個人情報の利用目的をあらかじめ特定する。 「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配布するため」と利用目的を特定する必要があります。
個人情報を集めるとき 本人から書面で個人情報を取得する場合には本人に対して利用目的を明示する。 個人情報を集める際に配布する用紙に、上記の利用目的を記載する必要があります。
個人情報を保管しているとき 集めた個人情報の漏えい防止のために適切な措置を講じる。 町内会や自治会等の事務局において盗難・紛失等の無いよう適切に管理する必要があります。又、名簿の配布先の会員に対して、盗難や紛失、転売の禁止などの注意を呼びかけることも必要です。
個人情報を保管しているとき 集めた個人情報の内容に誤りがあった場合に、訂正するための手続の方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。 個人情報を集めるときに配布する書面に、訂正等に関する問い合わせ先等を記載し、本人から内容の訂正を求められた場合、適切に対応する必要があります。

 

 

【個人情報を第三者に提供するときのルール】
するべき事 内容 町内会・自治会等で名簿を作成して
配布する場合の例

本人の同意の
取得

本人以外の者に個人情報を提供する場合はあらかじめ本人の同意を得る。ただし以下のような場合は除く。
・法令に基づく場合
・人の生命、財産を守る場合
・委託先に提供する場合
「名簿に掲載される会員に対して配布するため」と伝えた上で、任意で個人情報を提出してもらえば、同意を得たことになります。又、以下の場合は同意を得なくても会員以外に名簿を提供できます。
・警察からの照会
・災害発生時の安否確認
・会員名簿の印刷を業者に委託する場合

提供に関する
記録義務

提供先などを記録し、一定期間保管する。 名簿に配布先の会員名等が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要があります。
委託先の監督 個人情報を委託先に提供する場合は適切な監督を行う。 名簿の印刷を業者に委託する場合、委託先をしっかりと選定し、個人情報の適切な管理を実施することについて確認する必要があります。(情報の持ち出し禁止、委託された業務以外の利用禁止、返却・廃棄等の事項を記載した書面を渡す、等)

 

【よくある質問】

Q.「個人情報とは?」
A.生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけでなく、住所や電話番号、町内会や自治会の役職等も、氏名とひも付けて管理している場合は個人情報になります。

 

Q.「すでに配布した名簿はどの様に取り扱えばよいか?」
A.会の中で認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば、特段何かを行う必要はありませんが、盗難・紛失等の無いよう、適切に管理するようにしましょう。

 

Q.「新たに名簿を作成・配布する場合、変更点の無い会員は、以前取得した情報をそのまま利用することなになるが、その場合はどのように取り扱えばよいか?」
A.以前に名簿を作成する際、その会員に対して「利用目的」を伝え、「第三者提供」について同意を得ている場合は、改めて何かを行う必要はありません。

 

Q.「会全体の名簿以外でも、地域や班などの連絡網を作成・配布する場合はどう取り扱えばよいか?」
A.全体の名簿を作成・配布する場合とルールは同じです。「連絡網を作成し、記載されている者に配布する」という利用目的を定め、その利用目的や問い合わせ先を書面等で関係者に伝え、作成した連絡網は安全に管理する、といったことが必要です。

 

【資料】会員名簿を作るときの注意事項(PDF:480KB)

よくある質問

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